ما عمليات العمل التي يجب أتمتتها أولاً؟

لا ينبغي بدء الأتمتة بأكثر العمليات تعقيداً أو ظهوراً. من الأفضل اختيار إجراء يتكرر بانتظام، ويُنفذ وفق قواعد واضحة، ويستهلك وقت الموظفين، ويعطي نتيجة قابلة للقياس بعد تحسينه.

من المرشحين الجيدين نقل البيانات بين الأنظمة، وتوزيع الطلبات، وإنشاء المهام، وإرسال الإشعارات، والتحقق من حالة الدفع، وإعداد المستندات القياسية، وإنشاء التقارير الدورية. يسهل اختبار هذه العمليات، ويمكن ملاحظة توفير الوقت وتقليل الأخطاء بسرعة نسبية.

قبل التنفيذ يجب تقييم تكرار العملية، وعدد المشاركين، وجودة البيانات المصدرية، وتكلفة الخطأ، وتعقيد التكامل، والفائدة المتوقعة. إذا كانت العملية تتغير باستمرار، أو لا تملك قواعد موحدة، أو تتطلب استثناءات كثيرة، فيجب تنظيمها أولاً. أتمتة الفوضى تجعل المشكلة أسرع غالباً، لكنها لا تحلها.

يجب التعامل بحذر خاص مع المدفوعات والعقود وحذف البيانات وغيرها من الإجراءات المهمة. في هذه المراحل يستطيع النظام إعداد المعلومات واقتراح القرار، لكن من الأفضل ترك التأكيد النهائي للموظف المسؤول.

المسار الأمثل هو اختيار عملية واحدة، وإطلاق تجربة صغيرة، ومقارنة المؤشرات قبلها وبعدها، ثم توسيع الأتمتة تدريجياً. وهكذا تحقق الشركة نتيجة من دون إعادة هيكلة مفاجئة لكل العمل أو تحمل مخاطر غير ضرورية.