Hangi iş süreçleri önce otomatikleştirilmeli?

Otomasyona en karmaşık veya en görünür süreçten başlanmamalıdır. İlk olarak düzenli tekrarlanan, anlaşılır kurallara göre yürütülen, çalışanların zamanını alan ve iyileştirme sonrasında ölçülebilir sonuç veren bir işlem seçilmelidir.

Sistemler arasında veri aktarımı, taleplerin dağıtılması, görev oluşturma, bildirim gönderme, ödeme durumunu kontrol etme, standart belgeler hazırlama ve düzenli raporlar oluşturma iyi adaylardır. Bu süreçleri test etmek daha kolaydır; zaman tasarrufu ve hata sayısındaki azalma da nispeten hızlı görülebilir.

Uygulamadan önce sürecin sıklığı, katılımcı sayısı, kaynak verilerin kalitesi, hata maliyeti, entegrasyon zorluğu ve beklenen fayda değerlendirilmelidir. Süreç sürekli değişiyorsa, ortak kuralları yoksa veya çok sayıda istisna gerektiriyorsa önce düzenlenmelidir. Kaosu otomatikleştirmek genellikle sorunu hızlandırır ancak çözmez.

Ödemeler, sözleşmeler, veri silme ve diğer önemli işlemlerde özellikle dikkatli olunmalıdır. Bu aşamalarda sistem bilgiyi hazırlayabilir ve çözüm önerebilir; ancak nihai onay sorumlu çalışana bırakılmalıdır.

En uygun yol bir süreç seçmek, küçük bir pilot başlatmak, öncesi ve sonrası göstergeleri karşılaştırmak ve ardından otomasyonu aşamalı olarak genişletmektir. Böylece şirket tüm çalışma düzenini aniden değiştirmeden ve gereksiz risk almadan sonuç elde eder.